„Was kostet Microsoft 365?" ist eine einfache Frage. „Was kostet eine eigene Infrastruktur?" ist schwieriger — aber es ist auch die falsche Art, den Vergleich aufzustellen. Die richtige Frage lautet: Was kostet jede Option insgesamt über mehrere Jahre, und was bekommt man darüber hinaus?
Die versteckten Teile der SaaS-Preisgestaltung
Die nutzerbasierte Monatsgebühr ist der sichtbare Teil. Doch die tatsächliche Rechnung ist selten nur „Nutzerzahl mal Listenpreis":
Lizenzstufen-Eskalation. In der Praxis zahlen viele Organisationen am Ende die höchste Stufe für alle, weil die Verwaltung dadurch einfacher wird.
Zusatzdienste. KI-Assistenten, erweiterte Analysen, Sicherheitswerkzeuge — jeweils ein zusätzlicher Aufpreis pro Nutzer.
Preiserhöhungen. Große Cloud-Anbieter haben die Preise wiederholt angehoben. Man kann eine Preiserhöhung nicht wegverhandeln, und die Migration auf eine andere Plattform ist teuer, gerade weil man im Ökosystem gebunden ist.
Speicherlimits. Wächst die Organisation, werden Speichergrenzen überschritten. Zusätzlicher Speicher kostet extra.
Die Kostenstruktur eigener Infrastruktur
Ein selbst gehostetes Nextcloud-Setup hat eine andere Kostenstruktur. Keine nutzerbasierte Preisgestaltung, aber die Anfangsinvestition ist größer: Hardware, Inbetriebnahme und laufender Betrieb sind reale Kosten.
Der entscheidende Unterschied ist die Skalierung. SaaS-Kosten wachsen direkt mit der Nutzerzahl. Die Kosten eigener Infrastruktur nicht — die Hardware ist abbezahlt, und zusätzliche Nutzer kosten nichts mehr. Ab einer bestimmten Organisationsgröße kippt die Wirtschaftlichkeit deutlich zugunsten des Self-Hostings.
Im ersten Jahr ist die eigene Infrastruktur in der Regel teurer. Ab dem zweiten Jahr sind die monatlichen Kosten niedriger.
Was die Zahlen nicht enthalten
Ein reiner Kostenvergleich deckt nicht alles ab:
Der Preis der Anbieterbindung. Im SaaS-Modell ist man von den Preis- und Funktionsentscheidungen des Anbieters abhängig. Eigene Infrastruktur beseitigt dieses Risiko.
Compliance. Für Organisationen mit DSGVO-Anforderungen an den Datenspeicherort vereinfacht Self-Hosting die Compliance-Dokumentation erheblich. Im SaaS-Modell erfordert das gleiche Sicherheitsniveau mehr juristische Arbeit.
Datenhoheit. Mit eigener Infrastruktur weiß man genau, wo die Daten sind. Das ist praktisch wertvoll — nicht nur im Prinzip.
Wann SaaS trotzdem die richtige Wahl ist
Eigene Infrastruktur ist nicht für jeden die richtige Antwort. SaaS ist in der Regel besser, wenn die Organisation sehr klein ist, IT-Kompetenz begrenzt ist oder die Integration in das Windows-Ökosystem unverzichtbar ist. Auch in diesen Fällen lohnt es sich zu verstehen, was Anbieterbindung langfristig bedeutet.
Nächster Schritt
Wenn Ihre Organisation einen Wechsel zur eigenen Infrastruktur erwägt und die Kosten für Ihre konkrete Situation verstehen möchte, kontaktieren Sie uns. Wir analysieren Ihre Situation und bewerten, wie die Gesamtkosten einer Nextcloud-Bereitstellung aussehen würden.