Microsoft 365 ist für die meisten Organisationen der Weg des geringsten Widerstands. Es funktioniert von Anfang an, alle kennen es bereits, und die IT-Abteilung muss nichts warten. Das sind echte Vorteile. Aber sie kommen mit Kompromissen, die es wert sind, verstanden zu werden, bevor man einen mehrjährigen Vertrag unterzeichnet.
Die Abhängigkeit, die Sie akzeptieren
Wenn Sie Ihr Unternehmen auf Microsoft 365 betreiben, akzeptieren Sie einen bestimmten Satz von Bedingungen:
Microsoft setzt den Preis. Die benutzerbezogene Lizenzierung ist in den vergangenen Jahren erheblich gestiegen und wird es weiterhin tun. Ihre Jahreskosten skalieren direkt mit der Mitarbeiterzahl, und Sie haben in dieser Verhandlung keinen Verhandlungsspielraum.
Microsoft kontrolliert den Funktionsumfang. Funktionen, auf die Sie sich verlassen, können geändert, eingestellt oder in eine höhere Preisstufe verschoben werden. Die Produkt-Roadmap wird von Microsofts kommerziellen Interessen bestimmt, nicht von Ihren.
Microsoft hält Ihre Daten. Praktisch gesehen leben Ihre Dateien in Microsoft-Rechenzentren. Wo genau, hängt von Ihrem Plan und Ihrer Konfiguration ab. Für viele Organisationen ist das in Ordnung. Für diejenigen mit strengen Anforderungen an den Datenspeicherort — Gesundheitswesen, Recht, öffentlicher Sektor, Unternehmen unter deutschen oder finnischen Datenschutzerwartungen — muss das sorgfältig geprüft und laufend dokumentiert werden.
Ausländisches Recht gilt. Microsoft ist ein US-amerikanisches Unternehmen. Unabhängig davon, wo Ihre Daten physisch gespeichert sind, kann US-Recht — einschließlich CLOUD Act-Bestimmungen — auf Daten angewendet werden, die von US-ansässigen Anbietern überall auf der Welt gehalten werden. Dies ist eine reale Compliance-Überlegung für europäische Unternehmen.
Was Nextcloud stattdessen bietet
Nextcloud ist eine Open-Source-Kollaborationsplattform, die das gleiche funktionale Gebiet abdeckt wie Microsoft 365: Dateispeicherung und -synchronisierung, Dokumentenbearbeitung (über Collabora Online oder OnlyOffice), Kalender, Kontakte, Videokonferenzen und Team-Chat. Der Unterschied besteht darin, dass es auf Infrastruktur läuft, die Sie kontrollieren.
Das bedeutet:
- Ihre Daten bleiben dort, wo Sie sie hinlegen. Auf Ihren eigenen Servern oder in einer Colocation-Einrichtung, die Sie direkt beauftragt haben.
- Keine benutzerbezogene Preisgestaltung. Die Lizenzkosten für Nextcloud Enterprise basieren auf der Installation, nicht auf der Anzahl der Benutzer. Ab einer bestimmten Größe verschiebt sich die Wirtschaftlichkeit erheblich zugunsten des Self-Hosting.
- Sie kontrollieren den Update-Zyklus. Sie spielen Updates nach Ihrem eigenen Zeitplan mit Tests ein, anstatt dass Änderungen ohne Vorwarnung zu Ihnen durchgeschoben werden.
- Die Software ist prüfbar. Da Nextcloud Open Source ist, kann der Code überprüft werden. Sie vertrauen keiner Black Box.
Wo Microsoft 365 immer noch gewinnt
Dies ist kein Argument, dass Nextcloud immer die bessere Wahl ist. Das ist es nicht.
Die Integration von Microsoft 365 mit dem Windows-Ökosystem lässt sich mit einer einzelnen Plattform nur schwer reproduzieren. Teams, Exchange, SharePoint und Active Directory arbeiten auf eine Weise zusammen, die echten Aufwand erfordert, um sie nachzubilden. Wenn Ihre Organisation eine Windows-lastige Umgebung betreibt und bereits tief in den Microsoft-Stack integriert ist, erfordert ein Wechsel zu Nextcloud erheblichen Migrations- und Betriebsaufwand.
Nextcloud erfordert auch jemanden, der es wartet. Das kann ein internes IT-Team oder ein Dienstleister wie TechWise übernehmen. In jedem Fall ist es mit Aufwand verbunden. Wenn Sie kein Interesse an der Verwaltung von Infrastruktur haben und Ihr Datenspeicherort keine besondere Rolle spielt, könnte Microsoft 365 wirklich die richtige Wahl sein.
Wann Nextcloud mehr Sinn macht
Nextcloud ist tendenziell die bessere Lösung, wenn:
- Der Datenspeicherort nicht verhandelbar ist. Sie müssen Dateien innerhalb einer bestimmten Gerichtsbarkeit, unter bestimmter operativer Kontrolle halten und das nachweisen können.
- DSGVO-Konformität wasserdicht sein muss. Daten auf Infrastruktur zu halten, die Sie besitzen und in der EU betreiben, ist der klarste mögliche Compliance-Nachweis.
- Kostenplanbarkeit langfristig wichtig ist. Ab ausreichender Größe ist die Wirtschaftlichkeit des Self-Hosting erheblich günstiger als benutzerbezogenes SaaS.
- Sie bereits On-Premises-Infrastruktur haben. Nextcloud zu einer bestehenden Serverumgebung hinzuzufügen, ist deutlich günstiger als von Grund auf neu zu beginnen.
- Sie Kunden bedienen, die es verlangen. Einige öffentliche Sektor- und Unternehmenskunden verlangen, dass ihre Lieferanten Daten auf EU-Infrastruktur mit dokumentierter Kontrolle halten. Self-Hosting ermöglicht es Ihnen, dieses Versprechen glaubhaft einzulösen.
Die betriebliche Realität
Self-Hosting von Nextcloud ist nicht kompliziert, aber auch nicht trivial. Eine gut geführte Installation benötigt:
- Anfänglich korrekt durchgeführte Architektur und Dimensionierung
- Ordentliche Backup-Strategie mit verifizierten Wiederherstellungen
- Regelmäßig zuverlässig angewendete Sicherheitsupdates
- Monitoring zur Erkennung von Problemen, bevor Benutzer sie bemerken
- Jemanden, der verfügbar ist, wenn Dinge schiefgehen
Genau das bieten wir unseren Nextcloud-Kunden. Wir setzen Nextcloud seit 2021 ein und betreiben es, und wir kümmern uns um die betriebliche Seite, damit sich unsere Kunden auf die Nutzung der Plattform konzentrieren können, anstatt sie zu warten.
Wenn Sie bewerten möchten, ob selbst gehostetes Nextcloud für Ihre Situation passt, lesen Sie auch wie eine Nextcloud-Migration in der Praxis aussieht und warum Finnland für europäische Cloud-Infrastruktur sinnvoll ist. Wir sprechen gerne über Ihre Situation — ohne Verpflichtung.